Alle Eltern sind Mitglied im Verein Birkenbäumchen e.V. Wichtige Entscheidungen werden in den Gremien von den Eltern in vertrauensvoller Zusammenarbeit mit dem Team getroffen und verantwortet.
Der fünfköpfige Vorstand führt die Geschäfte des Vereins und tritt gegenüber dem Team als Arbeitgeber auf. Diese Rolle übernehmen die Vorstandsmitglieder gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern partnerschaftlich und unter Anerkennung ihrer pädagogischen Qualifikationen und Erfahrungen.
Die Mitgliederversammlung ist das höchste Beschlussgremium des Vereins. Sie wählt den Vorstand, kontrolliert seine Arbeit und prüft sein finanzielles Verhalten.
Neben diesen Besonderheiten eines freien Trägervereins wird im Birkenbäumchen die übliche Elternmitwirkung umgesetzt, wie sie im § 9 des Kinderbildungsgesetzes NRW vorgesehen ist. Dazu werden in einer jährlichen Elternversammlung vier Vertreter gewählt, die im Elternrat der Kita mitwirken. Dort besprechen die Elternvertreter gemeinsam mit Vertretern aus dem Vorstand, mit der Kita-Leitung und den Gruppenleitern die Erziehungs- und Bildungsarbeit der Einrichtung, organisieren die Bewerbungs- und Aufnahmeverfahren und entscheiden über die Aufnahme von neuen Kindern.